Googleカレンダーへ予定を入れようとして、タイトルの書き方や色分けで迷うことがあります。
同じような仕事でも、ある日は「作業」、別の日は「事務」と書いてしまう。顧客名を入れる日と入れない日がある。カレンダーを見返したときに、予定は残っていても、何に時間を使ったのか分かりにくいこともありました。
普段は、事業運営のサポートやデジタルまわりの仕事をしています。仕事でさまざまな管理方法を見るなかで、予定の登録にも簡単なルールがあった方が、入力するときにも振り返るときにも迷いにくいと感じてきました。
そこで現在は、事業の予定を入れるカレンダー、色ラベル、タイトルの形式、予定の区分を決め、Googleスプレッドシートのマニュアルにまとめています。
予定を登録するたびに考えなくてよい形にする
Googleカレンダーは、予定を入れるだけなら難しいものではありません。日時を選び、タイトルを付ければ保存できます。
一方で、あとから時間の使い方を確認しようとすると、登録の仕方がそろっているかどうかが効いてきます。「打ち合わせ」「○○社と打ち合わせ」「オンラインMTG」のように表記がばらばらだと、見た目でも検索でも同じ種類の予定として捉えにくくなります。
細かい入力項目を増やすのではなく、毎回迷いやすいところだけを先に決める。私の場合は、次の四つです。
- どのカレンダーへ登録するか
- どの色ラベルを付けるか
- タイトルをどの順番で書くか
- 【作業】【事務】などの区分をどう選ぶか
事業の予定は一つのカレンダーへまとめる
現在は、事業に関する予定を一つのカレンダーへまとめています。私生活の予定は別のカレンダーに入れ、共有範囲とプライバシーを分けています。
以前は、仕事の種類ごとにマイカレンダーを分けていました。しかし、時間の分析情報で事業全体をまとめて確認したかったため、一つのカレンダーへ集約し、その中を色ラベルで分ける形に変更しました。
Googleカレンダーでは、予定へ色ラベルを付け、時間の分析情報でその内訳を確認できます。色ラベルや時間の分析情報には利用できるアカウントなどの条件があるため、使う場合はGoogleカレンダーの公式ヘルプも確認してください。
色ラベルと【】の区分は役割を分ける
色ラベルとタイトルの先頭に付ける【】は、どちらも予定を分類するためのものです。ただし、同じ情報を二重に持たせるのではなく、役割を分けています。
| 分類 | 役割 | 例 |
|---|---|---|
| 色ラベル | どの事業活動に時間を使ったか分析する | 業務、営業・対人、ブログ運営、移動 |
| 【】の区分 | どのような行動だったか見分け、検索する | 作業、事務、MTG、商談、移動 |
例えば、提案書を一人で作る時間は、色ラベルでは「営業・対人」、タイトルの区分では【作業】になります。営業に関係する時間ではありますが、その時間に実際にしていることは一人で進める作業だからです。
分類の軸を一つにまとめようとすると、かえって判断しにくくなることがあります。「何のための時間か」と「どのような行動か」を分けることで、予定を登録するときの迷いが減りました。
タイトルは基本の形を決めておく
予定のタイトルは、次の形を基本にしています。
顧客に関する予定には、原則として顧客名を入れます。似た内容の予定が続いても誰に関する時間だったか分かり、顧客名で検索するときにも見つけやすくなるからです。
区切り記号は全角の「｜」に統一しています。どの記号を使うかよりも、同じ役割には同じ記号を使うことを優先しました。
「作業」と「事務」は、誰のための時間かで考える
特に迷いやすかったのが、【作業】と【事務】の違いです。そこで、マニュアルでは次のように定義しています。
| 区分 | 定義と例 |
|---|---|
| 作業 | 一人で事業や顧客の業務を進める時間。企画、制作、運用、調査、提案書作成、顧客の事務代行など |
| 事務 | 自分の事業内部を管理・記録する時間。経理、請求、入金確認、自社のERP入力、契約や社内ルールの管理など |
| MTG | 販売や契約が主目的ではない会話の時間。進捗確認、情報共有、受注後の打ち合わせなど |
| 商談 | 受注、契約、価格、追加提案が主目的の時間。初回相談、提案、契約前の打ち合わせ、既存顧客への追加提案など |
| 移動 | 顧客訪問や商談場所など、事業上の目的地へ移動する時間 |
同じ「入力作業」でも、自分の事業のERPシートへ記録するなら【事務】、顧客の業務として入力するなら【作業】です。作業の名前だけでなく、誰のために何を進めているのかまで見ると判断しやすくなります。
詳しい管理はERPシートへ任せる
顧客、案件、進捗、成果物、詳しい作業内容の管理には、自分で作成したERPシートを使っています。
当初は、ERPシートの作業タグとGoogleカレンダーの区分を同じにしていました。しかし、ERPではERPとして詳細を分析できます。カレンダーに同じ分類を重ねると、予定を入れるたびに細かな判断が必要になりました。
そこで、ERPシートは案件や作業内容を詳しく管理する場所、カレンダーは「いつ、何を、何時間行ったか」を確認する場所と役割を分けました。複数のツールで同じ分類を使えばよいとは限らず、それぞれで何を確認したいかに合わせて細かさを変えています。
マニュアルには定義だけでなく判断手順と具体例も残す
ルールを一度決めても、細かい書き方まですべて覚えておくのは難しいものです。私も、予定を登録するときに「これは作業か事務か」「タイトルはどの順番だったか」と迷うことがありました。
そこでGoogleスプレッドシートのマニュアルには、基本方針だけでなく、次の内容も残しています。
- カレンダーと色ラベルの役割
- タイトルの基本形式と記入例
- 各区分の定義、含めるもの、含めないもの
- 迷ったときに順番に確認できる判断手順
- 判断に迷いやすい具体例
- 運用を変更した理由と変更履歴
「含めるもの」だけでなく「含めないもの」まで書くと、似た予定の違いが分かりやすくなります。また、定義を読むだけで判断できない場合に備え、実際の予定に近い記入例も用意しています。
マニュアルはGoogleドライブの管理用フォルダへ保存し、Googleサイトで作成した社内ポータルからすぐ開けるようにしています。ルールを覚え続けるのではなく、迷ったときに戻る場所を決めておくためです。
操作手順だけでなく、判断基準や具体例まで残す考え方は、「当たり前」まで書いておく。あとで迷わないマニュアルの作り方で詳しくまとめています。
迷う事例が出たらその都度ルールを更新する
今のルールも、最初からこの形だったわけではありません。
予定の種類ごとにマイカレンダーを分けていた運用を、一つのカレンダーと色ラベルへ変更しました。ERPシートと同じだった分類も、カレンダーの目的に合わせて【作業】【事務】【MTG】【商談】【移動】まで絞りました。
実際に使って迷いが生じたときは、その都度少し時間を取り、定義や具体例を更新します。時間がたってからまとめて考えるより、どの場面で迷い、なぜその判断にしたのかを覚えているうちに残す方が確実だからです。
変更履歴も残しておけば、以前と書き方が違う理由をあとから確認できます。マニュアルを完成品として固定するのではなく、基本は変えず、不都合が出た部分だけを運用に合わせて調整しています。
マニュアルはAIから確認するための情報源にもなる
最近は、作成したマニュアルをAIが参照できる情報源として用意しています。
ルールを忘れたときは、「顧客の事務代行は作業と事務のどちらか」「商談前の提案書作成はどの区分か」と質問すれば、マニュアルをもとにすぐ確認できます。
AIへ質問できるようになっても、元になるルールが曖昧なままでは答えも安定しません。方針、定義、具体例を人が確認できる形で残しておくことが、そのままAIへ判断基準を渡すことにもつながっています。
細かく分けるより迷わず続けられるルールにする
Googleカレンダーを細かく分類すれば、必ず管理しやすくなるわけではありません。分類を増やすほど、予定を入れるたびに判断することも増えていきます。
私の場合は、事業の予定を一つのカレンダーへまとめ、分析したい内容を色ラベルで分け、行動の種類を【】で示す形が使いやすくなりました。時間配分が見やすくなり、予定を登録するときの迷いも減っています。迷ったとしても、マニュアルを見ればすぐ確認できます。
最初から完璧なルールを作る必要はありません。何度か迷ったところを言葉にし、次に同じ場面が来たときに確認できるようにする。その積み重ねで、自分の使い方に合うカレンダーへ少しずつ整えていけると思います。
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