ファイルを保存しようとして、名前を付けるところで手が止まることがあります。
日付を前にするか、内容を前にするか。区切りには何を使うか。修正したファイルをどう見分けるか。その都度考えていると、同じ種類のファイルでも名前の付け方が少しずつ変わっていきます。
以前の私も、全角の記号を含めて、そのときに使いやすそうな名前を付けていました。しかし、ファイルが増えるにつれて、目的のものを探しにくい、どれが最新版か分からない、保存するたびに名前を考える、といった小さな迷いが出てきました。
普段は、事業運営のサポートやデジタルまわりの仕事をしています。前職も含めて仕事でファイルを扱うなかで、名前の付け方が人によって違う環境と、共通のルールが決められている環境の両方を見てきました。
その経験を踏まえて、現在は自分が管理するファイルにも、共通のルールを設けています。
ファイル名に入れる項目と順番を決める
私が顧客に見積書を発行する場合、ファイル名は次の形にします。
20260916_株式会社A_見積書_v01.xlsx
それぞれの項目には、次の意味があります。
| 項目 | 意味 |
|---|---|
20260916 | 発行日 |
株式会社A | 顧客名 |
見積書 | 書類の種類 |
v01 | 版番号 |
基本の順番は、日付、相手や案件、内容、版番号です。
ファイルによって必要な項目は変わりますが、同じ種類のファイルでは順番を変えません。何を入れるかだけでなく、どの順番で入れるかまで決めておくと、名前を考える時間を減らすことができます。
実際に使っているルールは、次のような表にまとめています。名前を付けるたびに思い出すのではなく、迷ったときに戻れる基準として置いています。
日付は8桁にして、意味のあるものだけ付ける
日付は、20260916のように年、月、日の順で8桁にします。
年から始めるのは、ファイル名で並べ替えたときに時系列が崩れにくいからです。見積書なら発行日、写真なら撮影日というように、何の日付を使うかもファイルの種類ごとに決めます。
見積書の場合、修正するたびに日付を更新するのではなく、書類に記載された発行日を使います。同じ発行日のまま修正した場合は、後ろの版番号を変更します。
一方で、すべてのファイルへ無理に日付を付ける必要はないと考えています。
ロゴやテンプレート、参照用のマニュアルなどは、作成日が分かっても、それが探すための情報になるとは限りません。後から見たときに日付の意味を説明できないものは、日付を省略します。
ロゴ_横組み.svg
見積書テンプレート_v02.xlsx
日付を付けること自体ではなく、探すときに役立つ情報を残すことが目的です。
顧客名は、顧客フォルダの中でも省略しない
顧客ごとのフォルダに入れるなら、ファイル名から顧客名を省いても管理はできます。
それでも私は、顧客に関係するファイルには原則として顧客名を入れます。検索で顧客ごとのファイルを絞り込みやすくなるうえ、ファイルがずっと同じフォルダにあるとは限らないからです。
メールへ添付したり、端末へダウンロードしたり、別の場所へ一時的に移したりすることがあります。フォルダの外へ出たときにも、ファイル名だけでどの顧客のものか分かる状態にしておく方が安心です。
少し長くなっても、フォルダを開かなければ意味が分からない名前にはしない。それが、顧客名を残している理由です。
区切り記号は「_」と「-」だけにする
ファイル名の区切りには、半角の_と-だけを使います。
私の中では、二つの役割も分けています。
_は、日付・顧客名・書類名など、大きな項目の区切り-は、同じ項目の中に補足を加えるときなど
例えば、同じ顧客に複数の案件がある場合は、次のように付けられます。
20260916_株式会社A_Webサイト-更新作業_見積書_v01.xlsx
全角記号がすべて使えないわけではありません。Dropboxも日本語を含む文字に対応しています。ただし、OSやサービスをまたいで扱う場合、/や\、<、>、:、"、|、?、*などは、使用できなかったり同期時に問題が起きたりすることがあります。Dropboxの公式ヘルプでも、異なる環境で問題が起きやすい記号が案内されています。
そこで私は、使える記号を毎回判断するのではなく、最初から_と-だけに絞りました。
これは、二つの記号だけが唯一の正解だからではありません。GoogleドライブやDropbox、WindowsやMacなど、保存先や使用環境が変わっても扱いやすくし、名前を付けるときの判断を減らすためのルールです。
修正版は「v01」「v02」と番号で残す
同じ書類を修正したときは、末尾の版番号を一つずつ増やします。
20260916_株式会社A_見積書_v01.xlsx
20260916_株式会社A_見積書_v02.xlsx
20260916_株式会社A_見積書_v03.xlsx
一桁ではなく、最初から2桁に統一します。これならファイルが増えても表記がそろい、数字が最も大きいものを見れば新しい版を判断できます。
反対に、「最新版」「最終版」「最終版2」といった名前は使いません。その時点では最終版のつもりでも、あとから修正が発生することがあるからです。
クラウドストレージには変更履歴を確認できる機能もありますが、ファイルをダウンロードしたり添付したりすれば、保存場所から離れます。ファイル名だけでも版を判断できる状態にしておくと、そうした場面でも迷いにくくなります。
顧客フォルダの中では、書類の種類が違っても同じ順番で並べています。版番号を付けた見積書も名前順でまとまり、v01とv02の違いを見つけやすくなります。
用途に合わせて、項目は変えていい
ここまで紹介した形は、顧客に関係する書類を想定したものです。
私自身は、仕事と私生活を含めて同じ考え方を使っています。ただし、すべての人が、すべてのファイルに同じ項目を使う必要はありません。
例えば、次のように用途に合わせて変えられます。
- 事業書類：
20260916_株式会社A_見積書_v01 - 私生活の書類：
20260916_書類名_補足 - 日付のない資料：
見積書テンプレート_v02 - 写真や記録：
20260916_場所_内容_001
仕事用と私生活用で、別のルールを設けてもよいと思います。
重要なのは、誰かの付け方をそのまま真似することではなく、自分がファイルを探すときに必要な項目を選び、その順番を統一することです。
ファイル名だけで、すべてを整理しようとしない
探しやすいファイル名を付けても、使用中のものと過去のものが同じ場所に増え続ければ、やがて見つけにくくなります。
私は、ホームの直下に99_過去データというフォルダを作り、現在は使っていないデータを分けています。
99_としているのは、番号順に並べたとき、現在使っているフォルダのあとに表示させるためです。過去データの中も内容に合わせて階層を分けておけば、フォルダ内検索だけでなく、順番にたどって探すこともできます。
検索できるから階層は必要ない、とも、階層を作れば検索は必要ない、とも考えていません。どちらでも探せる状態にしておく方が、状況に合わせて使いやすくなります。
ホームの直下は、役割が重ならない大きな分類だけにしています。実際の構成を記事用のサンプルとして再現すると、次のようになります。
詳しいフォルダ階層とアーカイブの方法は、こちらの記事でまとめました。
決めたルールは、確認できる場所へ置く
ルールは、決めただけでは少しずつ曖昧になります。
私はGoogleドライブの01_管理にマニュアルフォルダを作り、決めた内容をスプレッドシートへまとめています。
さらにGoogleサイトで社内サイトを作り、ルールやマニュアル、よく使うシートへのショートカットを集めました。細かい内容をすべて覚えていなくても、迷ったときに同じ場所を見れば確認できるようにしています。
予定管理でも、色分けやタイトルの付け方をマニュアルにまとめています。Googleカレンダーで迷わないために決めたルールは、こちらの記事で紹介しています。
ファイル名の付け方を統一することと、そのルールをすぐ確認できる場所へ置くこと。この二つがそろって、初めて無理なく運用を続けられます。
現在のルールは、前職を含むこれまでの実務経験を踏まえ、自分の使い方にとって最も管理しやすい形を選んだものです。
基本部分を頻繁に変えるつもりはありません。ただ、実際に使うなかで不都合が出た部分は、運用に合わせて調整していきます。
最初からあらゆる例外を想定して複雑なルールを作るより、まずは迷わず続けられる形を決める。ファイルを探す時間だけでなく、保存するたびに考える時間も、それで少し減らせています。
