タスクやメモを管理するアプリはたくさんあります。私もこれまで、NotionやAppleの純正アプリなど、いろいろな方法を試してきました。
使い始めたときは便利でも少しずつ見なくなったり、どこへ入れるか迷ったりして、結局は手元の紙に書いてしまう。そんなことを繰り返すうちに、機能の多さよりも、迷わず使い続けられることの方が大切なのではないかと思うようになりました。
現在はGoogle ToDoリスト、Google Keep、Googleカレンダー、Googleドライブを使い分けています。特別に複雑な仕組みではありません。何をどこへ入れるのかを決め、それぞれの中も細かく分けすぎないようにしただけです。
この記事では、今の使い分けと、そこに落ち着くまでに考えたことをまとめます。
高機能でも、見なくなれば続かない
タスク管理やメモの方法を探していると、できることが多いアプリほど魅力的に見えます。分類を細かくしたり、見た目を整えたり、複数の情報を一か所へ集めたりできると、最初は管理しやすくなったように感じます。
ただ、機能が多いほど自分で決めることも増えていきます。
これはタスクなのかメモなのか。仕事とプライベートのどちらに入れるのか。短期なのか中期なのか。どのページを開けばよいのか。そうした小さな判断が積み重なると、記録すること自体が面倒になり、やがてアプリを開かなくなってしまいます。
私の場合、複雑な仕組みを作ることよりも、「ここへ入れればよい」とすぐに判断できることの方が合っていました。
Googleのサービスに揃えたのも、その延長です。日付を入れたタスクはカレンダーで確認でき、カレンダーやGmailなどを開いたままToDoリストやKeepを表示できます。別々のサービスを行き来する回数が減り、すでに利用しているGoogle Workspaceの中で完結するため、新しいサービスを増やさずに済みました。
便利な機能をすべて使うのではなく、普段使う場所を揃えたうえで役割を絞る。今はその方が無理なく続けられています。
ToDoリスト、Keep、カレンダー、ドライブの役割を分ける
最初に決めたのは、情報の種類ではなく「その後どう扱うか」で置き場所を分けることでした。
| 情報の状態 | 使う場所 | 役割 |
|---|---|---|
| 自分が行動する必要がある | Google ToDoリスト | 実行することを管理する |
| アイデアや一時的な情報を残したい | Google Keep | 忘れないためにメモする |
| 実施する日時が決まっている | Googleカレンダー | 時間を確保し、予定として確認する |
| 方針、定義、手順などを残したい | Googleドライブ | 後から参照する正式な情報として保管する |
たとえば、思いついたことを残すだけならKeepへ入れます。それを実際にやると決めたらToDoリストへ移し、日時まで決まったらカレンダーで時間を確保します。繰り返し確認したい手順やルールになったものは、シートやマニュアルとしてGoogleドライブへ残します。
あとから迷わず確認できるマニュアルの構成や更新方法は、「当たり前」まで書いておく。あとで迷わないマニュアルの作り方で紹介しています。
同じ内容が途中で別の場所へ移ることはありますが、役割が重ならないため、「どこに書いたか分からない」という状態が起きにくくなりました。
すべてを一つのアプリへ集めるのではなく、その時点での役割に合う場所へ渡していくイメージです。
ToDoリストは用途ではなく、タスクの状態で分ける
以前は、ToDoリストを「短期」「中期」「長期」「プライベート」のように分けていました。
ところが、この分け方には時間の長さと用途という二つの基準が混ざっています。仕事でもあり長期でもあるタスクや、プライベートでもすぐにやるタスクが出てくると、どこへ入れるか迷います。期限が近づくたびに短期へ移すのかという問題もあり、運用がだんだん曖昧になっていきました。
現在は次の四つに分けています。
| リスト | 入れるもの |
|---|---|
| Inbox | まず受け止める未整理のタスク |
| 実行 | 自分が次に動けるタスク |
| 待ち・確認 | 相手の返答や確認を待っているタスク |
| 保留・いつか | 今は着手しないものの、残しておきたいタスク |
基準を「タスクの状態」に揃えたことで判断しやすくなりました。新しく発生したものはInboxへ入れ、次に動ける状態になったら実行へ移します。自分の作業が終わって相手からの返答を待つ間は、待ち・確認へ。今すぐ取り組まないものは、保留・いつかへ移します。
たとえば見積書に関するタスクなら、依頼を受けた時点ではInbox、作成できる状態になったら実行、送付後は待ち・確認という流れです。修正の連絡が来たら実行へ戻し、対応が完了したらタスクを完了にします。
Google ToDoリストはドラッグ＆ドロップでリスト間を移動できるので、このように状態が変わるたびに動かす使い方とも相性がよいと感じています。
日付についても、何となく付けることはしません。実行日や期限として意味がある場合だけ設定します。日付の付いたタスクが増えすぎると、本当に忘れてはいけないものが埋もれてしまうからです。
普段の優先順位は「実行」リスト内の並び順で調整し、特に見落とせないものだけスターを付けます。目立たせる仕組みも、使う対象を絞った方が役割を保ちやすくなります。
Keepは最初から細かく分けすぎない
ToDoリストが「行動すること」の場所なら、Keepは「残しておきたいこと」の入口です。
Keepでは、ラベルを「01_ビジネス」と「04_プライベート」の二つだけにしています。ビジネスのメモをさらに細かく分けることもできますが、今の段階では必要ありません。情報が増えて、本当に分けた方が探しやすいと感じたときに細分化すればよいと考えています。
分類を先回りして作ると、メモを残すたびに置き場所を考えなければなりません。分類を増やすことより、まずは書き留めるハードルを下げる方を優先しています。
ピン留め、アーカイブ、削除の役割も分けています。
- ピン留め：いつも目に入る場所へ置きたいもの
- アーカイブ：一覧へ出しておく必要はないものの、後から確認できるように残したいもの
- 削除：今後も使う見込みがないもの
たとえば、現在の日次ルーティーンの内容は、頻繁に見るためピン留めしています。一方で、いったん役目を終えたメモでも、後から検索する可能性があればアーカイブへ移します。
ToDoリストとKeepで同じ分類方法を使う必要はありません。扱うものが違うため、それぞれの役割に合う最小限のルールを決めた方が、かえって分かりやすくなりました。
紙へ書きたい日は、紙から始めてもいい
アプリで管理すると決めても、紙へ書きたい日はあります。
思いついたことや直近のタスクを、ノートへ一気に書き出す方が直感的なこともあります。本当はいきなりアプリへ入力した方が効率的なのかもしれません。それでも、気分に合わせて紙を使える余地は残しています。
大切なのは、最初から入口を一つに限定することではなく、書いたものを放置しないことです。
私はノートを閉じるときや、作業がひと段落したタイミングで、紙に残した内容を見直します。行動が必要ならToDoリストへ、メモとして残すならKeepへ、日時が決まっているならカレンダーへ振り分けます。
この見直し自体を別のタスクとして管理することはしていません。ノートを閉じるという普段の動作に結び付け、考えなくても自然にできる流れにしています。
ルールは必要ですが、守るための作業を増やしてしまうと続きません。紙とアプリのどちらか一方を正解にせず、紙を使った後の行き先だけ決めておく。そのくらいの柔軟さが、私には合っています。
複雑な管理まで一つのアプリへ詰め込まない
Google ToDoリストとKeepは、シンプルだからこそ使いやすい一方で、何でも管理できるわけではありません。
複数の工程や担当、進捗、関連資料をまとめて扱うような案件管理には向いていません。そうした情報は、別に作っているERPシートなどで管理しています。ToDoリストは、そこで決まった「自分が次にやること」を受け取る場所です。
一つのアプリですべてを完結させようとすると、分かりやすかった仕組みが複雑になります。タスクを実行するための一覧と案件全体を把握するための管理表は、目的が違います。必要な機能に応じて分けた方が、どちらも使いやすくなります。
また、見た目を細かく作り込みたい人や、装飾やカスタマイズが使う楽しさにつながる人には、Notionなど別のサービスの方が合うかもしれません。
どのツールが優れているかではなく、自分が無理なく開けるか、迷わず記録できるかで選ぶことが大切だと思います。
迷わないほどシンプルな仕組みが続きやすい
今の形にしてから、どこへ入れるか迷うことがほとんどなくなりました。見落としも減り、思いついたときに記録するハードルも下がっています。
変えたのは、特別な機能を加えたことではありません。使うサービスをGoogleの中へそろえ、ToDoリスト、Keep、カレンダー、ドライブの役割を決め、それぞれを細かく分けすぎないようにしただけです。
タスクやメモの管理方法は、生活や仕事の変化に合わせて変わっていくものだと思います。私も、情報が増えればラベルや管理方法を見直すかもしれません。ただ、まだ必要のない分類まで先に作らず、実際に困ったときに変える方針は、この先も残しておきたいと考えています。
高機能なアプリを探し続けるより、今使っているツールの役割を決める。紙を使いたい日は紙から始め、あとで行き先だけ整える。
そのくらいシンプルな仕組みの方が、日々の中では続けやすいのかもしれません。
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