Googleドライブへファイルを保存するとき、名前だけでなく、どのフォルダへ入れるかでも手が止まることがあります。事業を始めたばかりなら保存するものはまだ多くありません。それでも、請求書や営業資料、その他の資料などが少しずつ増えると、その都度置き場所を考えることになります。
私は普段、事業運営のサポートやデジタルまわりの仕事をしています。前職を含めて、さまざまなファイルの管理方法を見てきました。その中では、人によって保存先の考え方が異なり、資料があることは分かっていても、いくつかのフォルダを順番に探さなければならないことがありました。反対に、分類を細かく作りすぎたことで、一つの資料が複数の分類に当てはまり、どこへ保存するか迷う場面もありました。
そうした経験から、自分の事業では最初にホーム直下の役割だけを決めました。細かく分け切るのではなく、迷わず保存できる最低限の構成です。
現在はGoogleドライブを使い、管理、経理、営業、顧客、過去データという5つの置き場所を用意しています。使いながら変えられる余地を残しつつ、保存するたびに一から考えなくてよい形を目指しました。
ホーム直下は5つの基本フォルダに絞る
ホーム直下に置いているフォルダは次の5つです。
01_管理
02_経理
03_営業
05_顧客
99_過去データ
フォルダ名の先頭に2桁の番号を付け、並び順を固定しています。名称だけで並べるより、どこに何があるかを覚えやすく、あとから新しい分類を加えるときにも位置を決めやすくなります。
| フォルダ | 主な役割 |
| 01_管理 | 事業全体のルール、仕組み、共通して使うデータ |
| 02_経理 | 証憑、カード明細、経理用の管理シート、テンプレート |
| 03_営業 | 営業資料、市場調査、問い合わせ先ごとの資料や記録 |
| 05_顧客 | 受注後の顧客情報、契約、案件、納品に関するデータ |
| 99_過去データ | 役割を終え、現在の作業場所から外したデータ |
01_管理は事業全体の土台を置く
01_管理には、特定の顧客や一つの案件に限らず、事業全体で使うものを入れています。現在の中身は、Webサイト、ナレッジ、マニュアル、開業関係、商標関係、新規事業、共通素材です。ERPシートと社内ポータルの原本は頻繁に開くため、フォルダの奥へ入れず、01_管理の直下に置いています。
01_管理
├─ Webサイト
├─ ナレッジ
├─ マニュアル
├─ 開業関係
├─ 商標関係
├─ 新規事業
├─ 共通素材
├─ ERPシート
└─ 社内ポータル原本
Webサイトの中にはサイト固有の画像やバックアップを置き、共通素材には自社アイコンなど、複数の場面で使うものを置きます。以前はどちらも素材という名前にしていましたが、役割が重ならないよう、直下のフォルダを共通素材へ変更しました。
マニュアルに残す内容や、概要・手順・変更履歴に分ける構成は、「当たり前」まで書いておく。あとで迷わないマニュアルの作り方でまとめています。
新規事業は、構想やメモが中心の間は01_管理の中で十分です。実際に動き出して資料が増えたときに、ホーム直下へ独立させることもできます。今使う量に合わせ、最初から分類を増やしすぎないようにしています。
02_経理は進行中の年度をすぐ開ける形にする
02_経理には、月ごとの証憑やカード明細を置きます。月別フォルダは2026-01、2026-02のように年と月でそろえ、開業前にかかった費用は2025_開業準備費として分けています。
進行中の年度は、各月のフォルダを証憑の直下に置きます。2026年が終わったら2026というフォルダを作り、その中へ2026-01から2026-12までを移します。2027年分は再び証憑の直下へ置きます。現在使う月は浅い場所で開きやすくし、終わった年度だけ一段まとめる方法です。
02_経理
├─ 証憑
│ ├─ 2026
│ │ ├─ 2026-01
│ │ └─ 2026-12
│ ├─ 2027-01
│ └─ 2027-02
├─ テンプレート
├─ 会計_前払金リスト
├─ 固定費-車両費
└─ 税金管理
前払金や固定費、税金を確認する管理シートは、年度が変わっても継続して使います。そのため月別フォルダへ入れず、02_経理の直下に残します。増えていく証憑と、繰り返し使う管理表を同じ扱いにしないことで、必要なシートが年月のフォルダに埋もれません。
03_営業は共通資料と営業先ごとの記録を置く
03_営業には、共通して使う営業資料と、問い合わせ先ごとのフォルダを置きます。共通フォルダには00から03までの番号を付け、その下に日付から始まる会社別フォルダが並ぶ形です。
03_営業
├─ 00_広報-マーケ
├─ 01_営業資料
├─ 02_テンプレート
├─ 03_市場調査
├─ 20260401_株式会社A
└─ 20260521_B株式会社
営業先フォルダの日付は、初回問い合わせ日や最初に接触した日です。中には、先方から受け取った資料、提案書、見積書、打ち合わせの記録などを入れます。ファイルが少ない間は直接置き、同じ会社で複数の相談が生まれたときだけ案件名のフォルダを追加します。
05_顧客は受注後のフォルダを営業から引き継ぐ
受注したら、フォルダを05_顧客へ移し、先頭の日付を契約日に変更するルールにしています。03_営業では初回問い合わせ日、05_顧客では最初の契約日と、保存場所によって日付の意味を分けます。問い合わせ日と契約日はERPシートにも残すため、フォルダ名を変えても元の経緯を確認できます。
03_営業／20260401_株式会社A
↓ 受注後に移動し、契約日へ変更
05_顧客／20260916_株式会社A
営業中の資料をコピーして両方へ残すのではなく、同じフォルダを移動します。最新版の置き場所が一つに決まり、営業時の記録もそのまま引き継げます。経理上の証憑は02_経理を正式な保存場所にし、顧客フォルダへ重複して保管しません。
04は空けたまま変更の余地を残す
ホーム直下には03_営業の次に05_顧客を置き、04を空けています。番号は連番にするためではなく、並び順を決めるためのものです。今後、広報や新規事業などを独立させたくなったとき、04へ追加できる余地を残しました。
事業を始めた時点で、将来必要になる分類をすべて当てることはできません。空いている番号があれば、既存のフォルダ名をまとめて変更せずに追加できます。使い始める前から完成形を作るのではなく、基本の並びだけ決めて、運用に合わせて調整できるようにしています。
99_過去データは役割が終わった都度移す
現在使っているものと、役割を終えたものが同じ場所に増え続けると、フォルダ名を整えていても探しにくくなります。そこで、ホームの最後に99_過去データを置いています。
過去データの中は、ホームの構成を一階層だけ引き継ぎます。深い階層まで再現せず、どこから移したデータなのかが分かる程度に分け、その先は検索も使います。
99_過去データ
├─ 01_管理
├─ 03_営業
│ └─ 2026
└─ 05_顧客
└─ 2026
移動日は決めず、データの役割が終わったときに都度移します。営業先なら見送りや失注が決まったとき、顧客なら取引や対応が終わったとき、マニュアルや素材なら新しい版へ置き換えたときです。単にしばらく開いていないという理由では移さず、今後の作業で使うかどうかを基準にします。
経理の過年度証憑は99_過去データへ移さず、02_経理の中で年度別に保管します。経理資料として探す場所を変えないためです。基本は役割が終わった都度整理し、移し忘れがないかだけ年末に確認します。
番号は並び順を決めたい階層だけに使う
番号を付けるのは、ホーム直下や03_営業の共通フォルダなど、表示順を固定したい階層だけです。すべての下位フォルダへ番号を付けると、新しい分類を挿入するたびに考えることが増えます。順番に意味がなければ内容が分かる名前だけで十分です。
階層も最初から深くしすぎません。ファイルが数個しかない間は直接置き、同じ種類の資料が繰り返し増えてからフォルダを追加します。空のフォルダを先に並べるより、実際に必要になった時点で分ける方が、今の使い方に合った構成を保てます。
階層を作れば検索が不要になるわけでも、検索できれば階層が不要になるわけでもありません。大まかな場所をたどって探せることと、会社名や日付で絞り込めることの両方がある方が、状況に合わせて見つけやすくなります。
保存先が変わっても同じ考え方を使える
現在の事業用データはGoogleドライブで管理しています。Dropboxやその他クラウドサービスも前職等で使った経験があり、今も私生活の一部で利用しています。細かな操作や機能はサービスによって違いますが、ホーム直下の役割を決め、並び順を固定し、役割を終えたデータを分ける考え方は、どちらでも使えます。
仕事と私生活で同じ構成にする必要もありません。個人用なら、01_書類、02_家計、03_写真、04_趣味、99_過去データのように、扱うものに合わせて名称を変えられます。大切なのは誰かの構成をそのまま真似することではなく、自分が保存するときに迷わない役割を決めておくことです。
ファイル名については、日付、相手や案件、内容、版番号の順番と、使う記号を別の記事でまとめました。フォルダ階層とファイル名の両方に共通のルールがあると、保存するときも探すときも判断が減ります。
「ファイル名の付け方で迷わないために｜私が決めた日付・記号・版番号のルール」
予定の登録でも、保存場所と同じように迷いやすい部分をルールとして決めています。Googleカレンダーの色分け・タイトル・区分の決め方は、こちらの記事で紹介しています。
タスクやメモの置き場所や、紙からアプリへの振り分けも、役割を決めておくと迷いにくくなります。
Google ToDoリストとKeepの使い分け｜見落としを減らしたシンプルな管理方法
今の構成も、事業の変化に合わせて多少変わっていくと思います。それでも、最初にシンプルな基準を決めたことで、新しいファイルをどこへ置くか迷うことは減りました。完成した階層を維持するより、迷わず使えて、必要なときに直せる状態を続けていきたいと考えています。
